Inscript c’est plus qu’un logiciel d’inscription, c’est une solution sans tracas.

Inscript est opérée par une équipe d’expérience qui vous supporte et  vous conseille dans le but de faire de votre inscription une expérience fluide, efficace et professionnelle. Comparativement aux autres outils sur le marché, le logiciel d’Inscript est mis en place par notre équipe, donc pas besoin de web mestre, programmeur ou de longues formations; on s’occupe de le faire pour vous.

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Une solution qui vous permet de gérer :

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    Inscriptions
  • food
    Repas
  • house
    Hébergement
  • welcome
    Accueil
  • budget
    Budget
  • transport
    Transport
  • team
    Assignation
  • report
    Rapport
  • room
    Salle
  • account
    Comptabilité

Planification axée sur vos paramètres de gestion

Un chargé de projet est assigné à votre événement dès entente. Il analyse vos besoins puis propose à l’aide d’exemples concrets, une méthode efficace pour gérer les inscriptions en tenant compte de tous vos paramètres de gestion et les contraintes afin de vous soutenir dans la planification de votre événement. Cela inclut tout le processus d’inscription, en passant par la conception du formulaire, la gestion des inscriptions, l’accès permanent à des rapports détaillés, le suivi avec les participants jusqu’à l’accueil sur place, et la remise des documents du participant. Le tout afin de rendre votre expérience et celle des participants la plus conviviale possible.

planning
promotion

Toujours être en contact avec vos participants

Pour concrétiser vos démarches promotionnelles, nous pouvons mettre en place un formulaire d’intérêt que les personnes intéressées complèteront à ces occasions. La base de données ainsi constituée permettra de cibler les envois de formulaires d’inscription, de programmes, d’appels de résumés ou encore de lettres de remerciements et pourra être intégrée ultérieurement dans la base de données des inscriptions.

Configuration du logiciel selon votre événement et vos activités

Nous savons qu’il est difficile pour un organisateur d’événement de se lancer dans une programmation sur mesure laquelle implique délais et coûts difficiles à anticiper, et hasardeux d’acheter un logiciel et devoir jongler avec ses spécificités pour l’adapter à vos besoins. C’est pourquoi nous avons développé notre propre logiciel, possédant une structure fiable et offrant une avantageuse adaptabilité aux particularités de chaque événement.

En savoir plus…

  • Accès ciblé au formulaire en fonction des catégories de participants : par hyperlien, menu déroulant, invitation personnalisée, code d’accès. Certaines catégories peuvent être masquées au public et gérées à l’interne uniquement (VIP, invités, bénévoles, etc.)
  • Affichage des étapes d’inscription selon la catégorie de participant : min. 3 et max. 6, incluant la page de confirmation et la conclusion de l’inscription
  • Diffusion d’information et affichage de questions/réponses selon la catégorie de participant et sur la base de ses choix
  • Formulaire nominatif pré-rempli pour certaines catégories de participants (ex : membres, exposants, etc.) en fonction de vos bases de données
  • Possibilité de gérer différentes périodes de tarification (early-bird, tarif régulier, coût sur place, etc.)
  • Gestion des maximums pour les ateliers et les activités sociales à place limitées
  • Confirmation de présence à des activités spécifiques
  • Inscription des accompagnateurs avec le participant principal ou en parallèle
  • Possibilité de commander 1 ou un nombre maximal de ticket(s) pour des activités spécifiques
  • Affichage amélioré des options d’hébergement, facilité de réservation incluant la vérification de la validité des cartes de crédit données en garantie
  • Solution de paiement en ligne complète et sécurisée selon les plus hautes normes en vigueur
  • Correspondance par courriel automatisé lors de l’inscription des participants ou à la pièce en cas de modification d’inscription
  • Gestion comptable complète de votre événement
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formation

Formation pour l’utilisation du logiciel

Selon le niveau d’implication de chaque membre de votre équipe dans la gestion des inscriptions ou la consultation de rapports, un accès individuel sécurisé sera configuré. La simple consultation des rapports et des dossiers d’inscription requiert une rapide présentation de l’interface. Procéder à des modifications d’inscription implique par contre de suivre certaines consignes, aussi notre chargé de projet donnera une formation adaptée, en direct ou par téléphone, et s’assurera que toutes les personnes concernées traitent les inscriptions de la même manière. Nos chargés de projet répondent en tout temps aux éventuelles questions.

Mise en ligne sans souci

Les formulaires sont disponibles en ligne, en tout temps, partout dans le monde et dans toutes les langues officielles de votre événement, via le(s) hyperlien(s) créé(s) sur le site Internet de votre choix, ou envoyé par courriel aux participants potentiels. Ils peuvent s’inscrire et payer leurs frais d’inscription d’une seule traite, puis reçoivent automatiquement une confirmation d’inscription et une facture qui confirment le succès de l’opération.

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experience

Expérience agréable lors de l’inscription des participants

L’inscription est une expérience des plus agréable grâce aux formulaires dynamiques mis en place par Inscript pour chacune des catégories de participants. En effet, seuls les champs et les questions liées à la catégorie du participant seront présentés, ce qui simplifie la compréhension du formulaire. Une facture à l’effigie de votre événement est générée automatiquement et le paiement en ligne peut être effectué avant la conclusion de l’inscription. Un courriel de confirmation d’inscription incluant la facture personnalisée officielle, et toute information que vous jugerez pertinente d’envoyer par ce moyen, sera automatiquement expédiée depuis le système d’inscription. À noter, l’adresse de l’expéditeur sera identifiée à votre événement.

Contrôle budgétaire et consultation des rapports en temps réel

La mise à jour instantanée et continuelle des rapports configurés sur la plateforme d’inscription, ainsi que la possibilité de limiter le nombre d’inscriptions aux activités à espace restreint, vous donne énormément de latitude pour revoir la répartition des salles ou de pousser l’inscription aux activités peut-être moins achalandées. De même, la consultation en temps réel de l’état des encaissements, quel que soit le moyen de paiement utilisé (carte de crédit, chèque ou transfert bancaire, etc.), enlèvera certainement beaucoup de pression de vos épaules; les rapports financiers mis à votre disposition vous aideront à bien gérer vos finances.

En savoir plus…

Une gamme complète de listes et rapports de participation sont accessibles en tout temps aux personnes autorisées et dans le format désiré, par exemple le nombre de participants par activité, par atelier, par repas, le taux d’inscription par semaine ou par jour, etc. Ils seront une base utile dans la gestion logistique de votre événement.

Le service de paiement en direct ainsi que les rapports financiers complets qui en découlent sont régulièrement conciliés par notre service de comptabilité, un atout majeur pour la gestion du budget de votre événement. Fini les heures interminables passées par votre comptable pour balancer les comptes. De plus, les rapports que nous lui fournirons sont des plus complets et peuvent servir d’entrée dans vos livres.

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Impression de tous les documents en quelques clics

Avec notre système d’inscription, le processus d’impression groupé des insignes, coupons d’accès, horaire personnalisé en fonction des ateliers choisis par chaque participant, etc., est simple et rapide. Nous utilisons généralement des cartons pré-daillés ce qui facilite la séparation des coupons et leur insertion par notre personnel dans des pochettes de plastique individuelles, mais vous pourriez aussi tout imprimer sur le papier et dans le format de votre choix.

Transfert des fichiers comptables

Dans les jours qui suivent la fin de votre événement, nous vous remettrons les rapports finaux, la base de données complète et toute donnée permettant à votre comptable de saisir l’événement en un minimum d’écritures dans son système comptable.

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Contrôles d’accès sur place (lecteur de code à barres)

Nous mettons à la disposition des organisateurs, des lecteurs de code à barres de la plus récente génération. Ce petit outil technologique permet de contrôler l’accès aux salles et à toute activité liée à l’événement, attribuer des crédits de formation continue ou réaliser un sondage sur site, en scannant les insignes des participants. Les exposants y trouveront également leur compte en jumelant le lecteur de code à barres avec une liste de suivis personnalisés, leur permettant ainsi de se constituer une liste des visiteurs de leur stand.

 

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