Laissez notre équipe élaborer avec vous ces occasions uniques de rassemblement, de façon à contribuer à la réussite de votre événement.

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Organisation d’événement
DMC, agence réceptive

DMC est la division d’Inscript qui prend en charge plusieurs éléments clés de votre événement. Quelle que soit l’ampleur de vos besoins, ils organisent entre autres l’accueil de vos délégués, l’organisation des voyages de motivation, les programmes pour accompagnateurs, l’animation de soirées et les tournées gastronomiques.

Choisir le site idéal et service d’accueil

Québec est une ville pleine de possibilités pour accueillir votre événement et vos activités. Quels que soient vos critères, notre équipe vous aidera à choisir le ou les sites parfaits et à les aménager.

Notre service d’accueil sur mesure comprend entre autres :

  • La récupération, l’étiquetage et le transport des valises à l’arrivée des participants à l’aéroport.
  • L’accompagnement des délégués aux activités (cocktails, soirées et tous événements spéciaux inscrits au programme).
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Gestion du transport

Nous planifions pour vous le choix et l’assignation des véhicules, la signalisation sur les sites et le soutien logistique sur le terrain. Que ce soit pour un service de navettes, de transfert ou de tour guidé, nous veillerons à ce que les délégués soient dirigés vers les bons véhicules.

Visites et tours guidés

Visite du Vieux-Québec, dégustation vins et fromages, tour de l’île d’Orléans, visite de galeries d’art ou d’une cabane à sucre, excursion aux baleines, halte dans un spa : la région regorge de sites enchanteurs à découvrir.

Pour tomber sous de charme de Québec et de Charlevoix, rien de mieux qu’une visite animée par un guide touristique. Créées sur mesure, ces activités s’adaptent aux besoins des participants (horaire, langues, etc.) et peuvent se faire selon une approche culturelle, industrielle, sportive ou ludique.

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motivation

Activités de motivation

Chasse au trésor, minirégate, karting, rallye-photo, atelier de cirque : nous organisons une foule d’activités dans le but de divertir vos participants. Une belle façon de découvrir Québec, de rallier vos troupes et de développer leur esprit d’équipe.

Activités sportives

Québec offre un vaste choix d’activités sportives au gré des saisons : golf, voile, rafting, canot kayak, spéléologie, vélo de montagne, patinage, équitation, ski alpin, ski de fond, expédition en traîneau à chiens, motoneige, escalade de glace, glissade, etc.

Laissez-nous le soin d’organiser les loisirs de vos participants.

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Animation de réceptions, soupers et soirées

Cirque, spectacle musical ou de danse, cocktail animé par des musiciens de renom : nous proposerons des animations fidèles à la thématique de votre événement, conçues par la meilleure équipe de créateurs d’ici. Laissez-nous vous proposer des spectacles d’une grande qualité artistique qui respecteront votre budget et vos critères.

Tournée gastronomique

Dans la plus pure tradition française, les Québécois sont de vrais gourmets. Fine cuisine, bistros romantiques, … nous ferons découvrir à vos convives les restaurants qui font la fierté de notre ville.

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Planification d’événement
PCO, organisateurs professionnels

Formée d’experts en planification et en gestion, la division PCO vous assiste dans la recherche de partenaires financiers, la promotion de votre événement, l’élaboration de votre programmation, l’organisation d’exposition et la coordination avec les autres divisions d’Inscript.

Assistance à l’élaboration de la programmation

Programme scientifique

L’intérêt suscité par votre événement repose en grande partie sur la programmation. Le comité scientifique que vous formerez, déterminera les thèmes et les sous-thèmes de l’événement en plus de sélectionner les conférenciers. Nous vous aiderons à élaborer l’horaire de présentation et à faire les suivis avec les conférenciers.

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Site Internet de l’événement

Nous vous conseillons sur le choix des fournisseurs pour la conception, la production, la réservation du nom de domaine, l’hébergement et la mise en ligne de votre site Internet.

Gestion de l’appel de résumés

Les auteurs pourront envoyer leurs textes grâce à un formulaire en ligne que nous créerons. Il sera lié à votre site Internet par un hyperlien. Les paramètres de présentation (ex. : nombre de lignes ou de caractères alloués, typographie à utiliser, informations personnelles à transmettre, procédures d’acceptation des résumés, etc.) y seront indiqués afin de simplifier cette étape.

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Secrétariat de l’événement
et services aux conférenciers

Nous mettons à votre disposition les ressources humaines et matérielles nécessaires à l’établissement d’un secrétariat permanent à Québec. Centre nerveux de l’événement, le secrétariat répond aux questions de logistique comme les dates, le thème du congrès, la programmation, la durée des activités, les inscriptions, etc.

Avec l’aide du comité organisateur, nous réservons les chambres d’hôtel et les billets d’avion des conférenciers en fonction de leurs besoins et/ou selon les autres privilèges accordés.

Soutien opérationnel et logistique

Un suivi rigoureux et un contact étroit avec les fournisseurs permettent d’assurer un bon déroulement de l’ensemble des services de soutien. Qu’il s’agisse de l’embauche de photographes, la gestion des télécommunications, le respect de la grille horaire, l’aménagement et le montage des salles ou le soutien technique, nous veillons à ce que tout se déroule selon vos exigences.

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exposition

Organisation de l’exposition

Production d’une pochette pour les exposants et commanditaires, vente de stands d’exposition, location de lecteurs de code à barres, suivi avec les fournisseurs et les exposants, gestion sur le site de l’événement, montage et démontage des stands, manutention, aménagement et signalisation : le secrétariat de l’événement supervisera tous ces services en étroite collaboration avec vous.

Programme social

À votre demande, nous organisons, planifions et gérons les activités sociales liées à votre événement, qu’elles aient lieu sur le site de l’événement ou ailleurs. Nous élaborons un programme laissant suffisamment de latitude aux participants afin qu’ils profitent au maximum de l’événement.

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Location de matériel audiovisuel
et interprétation simultanée

Nous planifions et coordonnons la tenue des ateliers et des conférences ainsi que le montage des salles (projections et matériel audiovisuel). Vos conférenciers bénéficieront de tout le matériel nécessaire à leurs présentations, en conformité avec votre programme et le contrat de location du lieu de l’événement.

Nous pouvons aussi vous assister pour les services d’interprétation simultanée en deux ou trois langues, l’embauche d’interprètes expérimentés et le choix des meilleures solutions techniques.

Service d’orientation des participants

Une signalisation adéquate orientera les participants vers les lieux de leurs activités. Nous concevons les panneaux d’affichage, les écrans directionnels ou tout autre matériel requis.

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Prolongation de séjour

Nous dirigeons les invités qui désirent prolonger leur séjour vers les meilleurs attraits et services de Québec.

Production de rapports de visibilité

Les rapports de visibilité, rédigés selon les ententes, établissent auprès de vos partenaires et commanditaires, où et comment leur image a été diffusée : affiches, projections audiovisuelles, presse écrite et électronique, publications, discours, etc. Nous pouvons rédiger ou vous assister dans la production de ces rapports remis après l’événement.

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